retningslinjer sosiale medier

Retningslinjer som inspirerer de ansatte

Posted on

De fleste norske selskaper og organisasjoner begynner nå å innse at de er i sosiale medier enten de vil det eller ei, og er enige om at interne retningslinjer for bruk av sosiale medier må til om de ansatte skal spille en positiv og strategisk rolle. Så hvorfor er det da så få av dem som har disse retningslinjene? En av grunnene kan være aversjon mot noe som kan høres ut som en tvangstrøye av regler tredd nedover de ansattes hoder. Men slik trenger det slett ikke være.

På engelsk heter det guidelines, som av en eller annen grunn høres mye mer positivt enn retningslinjer på norsk. Selv mener jeg at om vi ser bort fra ordet og heller ser på innholdet og utformingen, ser vi at verdien av slike retningslinjer avhenger av hva man legger i dem og hvordan man forankrer den i bedriftskulturen. Og det viktigste er å sette i gang, for litt retningslinjer er bedre enn ingen, så kan man heller bygge på. Her er noen tips på veien mot retningslinjer for sosiale medier som inspirerer alle involvert.

1. Kom i gang, og ikke bekymre deg for å bli ferdig. De beste retningslinjene er aldri ferdige, akkurat som Facebook, Twitter eller Google aldri blir det. Retningslinjene kan med fordel ligge som et dynamisk dokument på intranettet, og blir oppdatert ettersom mediene, markedet og bedriften utvikler seg. Slutt aldri å ta innspill fra de ansatte heller.

3. Gjør det enkelt: Start med det grunnleggende, enkle før du begynner å legge vekt på spesielle behov. Mange vil ha noen bransje- og organisasjonsbehov som er spesifikke, som at en partiuavhengig avis ber journalistene følge alle partiene likt, mens et konsulent selskap må prioritere diskresjon om kundesensitive detaljer. Men mye koker ned til regler som er nærmest universelle som vil dekke flere av behovene, så start med fellesnevneren og se hvor langt du kommer først. En som får sagt mye med svært lite på en forståelig måte er Bryan Person i dette utdraget fra LiveWorld’s Social Media Content Guidelines. Hvor mye mer enn dette trenger du?

3. Ikke detaljstyre mer enn du trenger. Blir retningslinjene for strenge er det ingen som tør bidra, men blir de for snille kan man ufrivillig trå feil.  Og blir de for lange og kompliserte er det ingen som orker å lese – eller huske dem. Midt i mellom disse ytterpunktene ligger et hjelpemiddel som gir deg det du tenger og er så i bedriftens ånd at du som ansatt nærmest tenker «Takk for hjelpen og tilliten! Jeg vil være med, og du kan være trygg på at jeg vil representere oss på en god måte».

4. Tilby hjelp og opplæring. Husk at ingen kan tvinges til å delta, men må inspireres. Tilbud om opplæring senker terskelen og øker deltakelse, spesielt for dem som fortsatt er i startgropen.

5. Ledelsen bør gå foran som et godt eksempel. Sjefen bør lede an i den sosiale sfæren for selskapet. Som inspirasjon der foreslår jeg følgende tankevekker om moderne ledelse fra Joseph Nye: «Leadership is no longer about being king of the hill, but center of the circle.» Også ledelse fungerer som sosiale nettverk nå.

6. Bygg en prosess, ikke bare et dokument. Retningslinjer som påvirker sosial handling må forankres, ikke bare i «bedriften», men i hver og en ansatt. Innvolver derfor bredt fra start, gjerne med workshops med representanter fra flere avdelinger. Benytt gjerne rollespill og scenarier, f.eks med tenkte kriser og håndtering av disse.
Sikre forankringen ytterligere med et lite (eller stort) kickoff for lansering av retningslinjene. Gå gjennom hva hvert punkt betyr gjennom eksempler og tenkte caser, gjerne på en underholdende måte med deltakelse og gruppearbeid. Det handler om å være sosial og egner seg derfor ypperlig for teambuilding.

7. Husk alltid at de ansatte kan være selskapets eller organisasjonens beste ambassadører, spesielt om de får slippe til. Vi vet at de aller fleste, også de som har gjort tabbene vi leser om i pressen, mener vel. Men litt veiledning kan du sikre at de gode hensiktene vinner frem, og hver enkelt ansatt bli en meningsfylt del av selskapets ansikt utad, eller merkevaren om du vil.

Nå, hva venter du på? 🙂

Advertisements

Positivitetens strategi: 5 gode grunner

Posted on Updated on

En tidligere artikkel her på Sosialkontoret vakte engasjement blant dem som ikke vil ha sin talefrihet begrenset av hva som er passende i hver sosiale kanal. Men finnes det en fellesnevner for hvordan vi bør uttrykke oss, uavhengig av tema, personlig stil, og språk? Her kommer fem gode grunner til å velge positivitetens strategi når du skriver dine statusmeldinger, uansett hvilken kanal du velger.

  1. Du blir summen av dine statusmeldinger. Har du noen gang gått inn på en Twitter-profil for første gang, sett en rekke av negative meldinger og fått følelsen av at dette er en surmaget syter du absolutt ikke trenger å følge? Det har jeg, og jeg har tipset noen av dem og blitt takket. Personen hadde kanskje bare en dårlig dag, men jeg er borte for alltid med mitt negative inntrykk før han får sjansen til å rette det opp. Man får som kjent bare en sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk.
  2. Det er vanskelig å gjøre alvorlige feil når man er positiv. Av alle skremselssakene som er kommet opp ang farlige statusmeldinger, hvor mange var positive? Nesten ingen. Enten det er banksjefer som snakker stygt om sine kunder bøndene eller journalist som viser rasisme, så har krisesituasjonene oftest utgangspunkt i en negativ replikk. Da MFO hadde inspirasjonsdag om sosiale medier på BI denne uken fortalte Even Sanvold Roland om da han spontant på Twitter ble kalt drittunge av en sentral person i ett av de største plateselskapene og hvordan historien utspant seg i rekordfart derfra, også utover landets grenser. Tenk nøye over konsekvensene av å være negativ, spesielt om det kan knyttes til jobb. Er du i tvil – vær hyggelig og positiv. Er du for opphisset til det kan det være lurt å vente med å svare. Sistnevnte glemmes desverre ofte – riktignok kan tempoet være høyt i sosiale kanaler, men man må ikke alltid svare, og særlig ikke umiddelbart. I motsetning til et «live» utbrudd blir ikke det skrevne ord borte, og på nett blir ringvirkningene også søkbare for ettertiden.
  3. Fra naturens side prioriterer vi det positive eller det vi kan gjøre noe med. Har du noen gang opplevd at en av vennene dine på Facebook er blitt syk eller opperert, og klager sin nød i statusmeldingene? I starten svarer du støttende og ønsker god bedring, men etterhvert er det ikke mer å si og du merker at meldingene bare drar deg nedover til du gruer deg til de kommer. Dette er gjerne fordi det gjør deg vondt at en du bryr deg om lider, men når det ikke er noe du kan gjøre for å hjelpe er det bedre å flykte. Dette er en menneskelig overlevelsesteknikk det er laget en film om. Se « The Beach » fra 2000 med bl.a. Leonardo Di Caprio om du vil se hvordan denne effekten kan slå inn selv på de mest inbitte idealister.
  4. Selv det negative blir som oftest en bedre historie med positiv vri. Da jeg selv falt og brakk kjeven for noen uker siden var jeg bevist på å formidle problemene mine på en positiv måte. Jeg kommenterte hvor spennende det var å se skallen sin fremstilt i 3d på skjermen på Ullevål, at en diett av bløt spagetti og rødvin var til å leve med, og at Lisboaturen kom til å ha høy sangriafaktor siden jeg fortsatt ikke kunne tygge. Alle fikk med seg gangen i de negative hendelsene og bidro med støttende deltakelse, men uten å bli dratt ned med meg. Tvert imot. Fordi:
  5. Du får et mer positivt syn på livet selv, og får det dermed hyggeligere. Denne bonusen har lite med fremstilling av personlig merkevare i sosiale medier å gjøre, men kan påvirke hvordan du fremstår i alle kanaler på sikt om du lar det bli en livsinstilling. Det er faktisk lov å bruke sosiale medier til egenutvikling der det passer. I tillegg til å bli i bedre humør av å se ting litt «på skråss» får jeg utfordret min egen kreativitet for å se de morsomme detaljene, og det er disse de som følger deg kjenner seg igjen i.

Dette betyr ikke at du må bli standupkomiker for å være positiv i sosiale medier. Det lønner seg heller ikke å vitse med kriser, det blir fort ondskapsfult og sarkastisk, og det er jo ikke positivt i det hele tatt. Det er også andre måter å være positiv på, som ved å fremme andre gjennom lenker , #ffnor, m. m.

Derfor: Der det er mulig, bør du ha en positiv innstilling. Du vil sannsynligvis bli overrasket over hvor ofte det er mulig 🙂

God uke!

Hvorfor DAO er den nye SEO

Posted on Updated on

Dette har vært uken for INMAs årlige SEM-konferansen her i Oslo, og jeg rev meg løs fra arbeidet for å få med meg dag 1. Men SEM, altså søkemotormarkedsføring, har vel lite med sosiale medier å gjøre, tenker du kanskje? Men jeg møtte DAO, TBFen (Tre Bokstavers Forkortelsen) som sørger for at sosiale medier, og mye annet, møter søkemotoroptimalisering (SEO) på best mulig måte.

Bli kjent med DAO

Hva er så DAO, annet enn enda et trebokstavers buzzword i en bransje med alt for mange TBFer allerede? DAO står i dette tilfellet for Digital Asset Optimization, så Oen er altså den samme som i SEO. Men mens SEO handler om å søkemotoroptimalisere nettsteder, representerer DAO en ytterligere inkluderende optimaliseringsform. Her tas det nemlig høyde for alle de digitale flatene der merkevaren din opptrer, både dine egne siter og andres, slik at merkevaren får best mulig synlighet. Slik handler det ikke bare om å dominere med hvilke kanaler du opptrer i, men med alle elementene du opptrer med. Ved å optimalisere bilder, video, audio, mobil, blog, sosiale nettverk, realtime PR m.m. sikrer du merkevaren uansett hvor det enkelte element befinner seg. Og med deling og viral markedsføring gjennom sosiale medier kan jo det være nær hvorsomhelst i disse dager.

Hvorfor DAO?

DAO er ikke helt nytt – man begynte å snakke om dette omtrent når Googles universalsøk (nå kalt blended search) kom på banen for et par år siden. Det var da det ble mulig å komme opp med annet enn tekst i søketreffet. Men full forståelse av viktigheten, og ikke minst virkelige strategier for det, er forsatt relativt nytt – og underprioritert. Søk f.eks en norsk merkevare i Google som du vet har rikt billed- eller videogalleri og se hvilke bilder som kommer opp og hvor de kommer fra. Mye tyder på tilfeldigheter.

Den gode nyheten er dermed at her er det mulig å hevde seg og bli best i klassen. Du kan ha en viss kontroll over merkevaren din og hva som skjer når noen søker den, også etter at du har delt innholdet ditt sosialt.

Hvorfor ikke?

Vår eminente islandske foredragsholder og SEOekspert, Kristjan Mar Hauksson, trakk frem at det er ikke alle bransjer eller merkevaretyper som vil se de store, målbare forskjellene på bunnlinjen ved å sette i gang et omfattende DAO-prosjekt. Men om planleggingen er omfattende er det ikke sikkert gjennomføringen er det. Mange av tingene han viste oss er etter min mening enkle grep i «can’t hurt might help»-kategorien. Så om man ikke går tilbake og optimaliserer alt man allerede har, hva med å legge gode rutiner for det man legger ut fra i dag? Som SEO handler mye av dette om å bruke gode nøkkelord, ikke bare på nettstedet, men i alt du lager for digital bruk. Og det er en god idé enten bildet ligger på nettsiden din, Facebooksiden, en blogg du har lånt det til eller hos en nettavis.

Så fra idag, tenk søk og gode nøkkelord i alt du klargjør for web. Det koster så lite, og kan komme til å betale seg godt. For eksempel når innholdet blir så sosialt at det lever sitt eget liv et helt annet sted, men det likevel er ditt.

Twitter: Repeat retweet hvor mye?

Posted on

Fuglunger med åpne nebbFor mange av oss høres det å repetere sine egne tweets flere ganger om dagen ut som avskrekkende hard-sell. Men på Gulltaggen kunne Twitterekspert Guy Kawasaki fortelle at han konsekvent repetereter hver av sine tweets 3 ganger pr dag. Er dette gode råd for norske twitrere også, eller skremmer vi da bare bort spam-sky tilhengere?

Grunnen til Kawasakis repetisjonsanbefaling er enkel: Ettersom mediet er dynamisk og ingen får med seg alt, er sjansen liten for at samme person blant hans mer enn 25 000 followers får samme budskap mer enn en gang. Jeg følger Kawasaki selv, og hadde ikke oppdaget repitisjonen, så mye tyder på at han har rett. Men hva med oss andre?

Det som her skjuler repetisjonen er nye tweets som dytter gamle ned på listen før du får sett dem. De færreste av oss leser annet enn tweetsene som er synlige i vinduet når vi er inne. Hvor ofte disse fornyes beror da naturlig nok på hvor mange oppdateringer som triller inn. Naturlig nok vil derfor oddsen for at en med mange followers oppdager repetisjonen være mye mindre enn en for en som bare følger noen få.

Spre repetisjonene
En måte å skjule repetisjonen her på er å ikke sende repetisjonene etter hverandre. Proffer som Kawasaki benytter verktøy som lar deg sette opp lister med utsendelser og hvilke tider disse skal gå. Han kan derfor alternere mellom flere forskjellige budskap i løpet av dagen uten å være på nett engang. Da vil også tilhengerne som ikke følger mange på Twitter også få tilsynelatende forskjellige budskap, og repetisjonen er skjult.

Hva sier du?
Dernest er det viktig hvilke tweets du repeterer. Om du gjentar noe som er av nytte for mottaker vil det ikke irritere på samme måte som om du gjentar pushy egenpromotering dag ut og dag inn. Når noen følger meg går jeg gjerne inn og sjekker deres siste tweet for å se om de er verdt å følge. Er siden dekket av nesten like, egenpromoterende tweets følger jeg dem ikke fordi jeg ikke ser noen verdi for meg. Denne effekten kan du også unngå ved å fjerne tildigere, like tweets fra din egen liste når du legger dem ut på nytt.

Konklusjonen:

  • Gjenta gjerne gode tweets som andre oppfatter som verdifult for dem, men ikke etter hverandre.
  • Bland dem gjerne med andre, personlige budskap, retweets og dialog med enkeltpersoner. Det viser at du er en ekte deltaker i twittersfæren, og gode meldinger fra dem tåler gjentakelse.

Bruk av sosiale medier en privatsak i norske bedrifter.

Posted on Updated on

I vår ferske undersøkelse kommer det ikke overraskende frem at dobbelt så mange bruker sosiale medier privat (67%) som ikke (33%). Mens når respondentene svarer på vegne av firmaet sitt er resultatet nesten omvendt – kun 36,2% svarer at firmaet benytter sosiale medier. Siden vi vet at endel har unlatt å svare fordi bedriften ikke benytter sosiale medier (se egen sak om kjente svakheter) kan forskjellen være enda større. Men hva sier dette om ansatte i sosiale medier?

Likheter mellom kjønnene i medievalg
Ca. 15% flere menn enn kvinner har besvart undersøkelsen. Av disse svarer 62,8% av mennene at de bruker sosiale medier privat, mens hele 70% av kvinnene svarer det samme. På spørsmål om hvilke sosiale medier de benytter er fordelingen mellom kjønnene nesten identisk – de 4 store er Facebook (klar vinner på over 90%), så YouTube, LinkedIn og Twitter i den rekkefølgen.

Skillet mellom ansatt og privatperson viskes ut
Det er ikke overraskende svært mange flere som benytter sosiale medier privat enn  som bedrift, til tross for at spørsmålet her gjelder bedriften som helhet, ikke respondenten som enkeltperson. Hvor mange av disse som har arbeidsgiver/ firmanavn som en del av sin sosiale profil vites ikke, men vi vet at dette er svært vanlig. Vi ser også at nummer 3 blant favorittene er LinkedIn, som er et proffverktøy, noe som tilsier at jobb er en viktig del også i den personlige sfære. Hvorfor er ikke alle bedriftene her, forresten?

Med så mane aktive ansatte er det litt bekymringsverdig at over 70% rapporterer at firmaet ikke har retningslinjer for bruk av sosiale medier. Vi representerer arbeidsgiver i sosiale medier enten bedriften vet det eller ikke, og er således med å bygge merkevaren i en transparent, sosial hverdag. Spørsmålet er derfor ikke om bedriftene skal delta i sosiale medier eller ikke, de er der sannsynligvis allerede gjennom sine ansatte. Spørsmålet er hvilken oversikt/ kontroll de har over hvordan de ansatte representerer dem?

Hvor er retningslinjene?
På spørsmål om hvorfor ikke, har vi fått mange spennende svar. De aller fleste har rett og slett ikke kommet dit enda, og mange rapportere at de jobber med saken. Hvor lenge de har tenkt å jobbe med saken vites ikke, så min anbefaling er å få enkle retningslinjer på plass snarest. Det gir enkeltpersoner trygghet i sin representasjon av arbeidsgiver, og gode retningslinjer inspirerer til til god dialog og merkevarebygging gjennom den enkelte. Retningslinjene kan gjerne være dynamiske og utvikles seg etterhvert som mediene utvikler seg. Det viktigste er å få dem på plass før eventuelle feil blir begått, slik at de blir en trygghetsfaktor heller enn en korreks.