Retningslinjer som inspirerer de ansatte

Posted on


De fleste norske selskaper og organisasjoner begynner nå å innse at de er i sosiale medier enten de vil det eller ei, og er enige om at interne retningslinjer for bruk av sosiale medier må til om de ansatte skal spille en positiv og strategisk rolle. Så hvorfor er det da så få av dem som har disse retningslinjene? En av grunnene kan være aversjon mot noe som kan høres ut som en tvangstrøye av regler tredd nedover de ansattes hoder. Men slik trenger det slett ikke være.

På engelsk heter det guidelines, som av en eller annen grunn høres mye mer positivt enn retningslinjer på norsk. Selv mener jeg at om vi ser bort fra ordet og heller ser på innholdet og utformingen, ser vi at verdien av slike retningslinjer avhenger av hva man legger i dem og hvordan man forankrer den i bedriftskulturen. Og det viktigste er å sette i gang, for litt retningslinjer er bedre enn ingen, så kan man heller bygge på. Her er noen tips på veien mot retningslinjer for sosiale medier som inspirerer alle involvert.

1. Kom i gang, og ikke bekymre deg for å bli ferdig. De beste retningslinjene er aldri ferdige, akkurat som Facebook, Twitter eller Google aldri blir det. Retningslinjene kan med fordel ligge som et dynamisk dokument på intranettet, og blir oppdatert ettersom mediene, markedet og bedriften utvikler seg. Slutt aldri å ta innspill fra de ansatte heller.

3. Gjør det enkelt: Start med det grunnleggende, enkle før du begynner å legge vekt på spesielle behov. Mange vil ha noen bransje- og organisasjonsbehov som er spesifikke, som at en partiuavhengig avis ber journalistene følge alle partiene likt, mens et konsulent selskap må prioritere diskresjon om kundesensitive detaljer. Men mye koker ned til regler som er nærmest universelle som vil dekke flere av behovene, så start med fellesnevneren og se hvor langt du kommer først. En som får sagt mye med svært lite på en forståelig måte er Bryan Person i dette utdraget fra LiveWorld’s Social Media Content Guidelines. Hvor mye mer enn dette trenger du?

3. Ikke detaljstyre mer enn du trenger. Blir retningslinjene for strenge er det ingen som tør bidra, men blir de for snille kan man ufrivillig trå feil.  Og blir de for lange og kompliserte er det ingen som orker å lese – eller huske dem. Midt i mellom disse ytterpunktene ligger et hjelpemiddel som gir deg det du tenger og er så i bedriftens ånd at du som ansatt nærmest tenker «Takk for hjelpen og tilliten! Jeg vil være med, og du kan være trygg på at jeg vil representere oss på en god måte».

4. Tilby hjelp og opplæring. Husk at ingen kan tvinges til å delta, men må inspireres. Tilbud om opplæring senker terskelen og øker deltakelse, spesielt for dem som fortsatt er i startgropen.

5. Ledelsen bør gå foran som et godt eksempel. Sjefen bør lede an i den sosiale sfæren for selskapet. Som inspirasjon der foreslår jeg følgende tankevekker om moderne ledelse fra Joseph Nye: «Leadership is no longer about being king of the hill, but center of the circle.» Også ledelse fungerer som sosiale nettverk nå.

6. Bygg en prosess, ikke bare et dokument. Retningslinjer som påvirker sosial handling må forankres, ikke bare i «bedriften», men i hver og en ansatt. Innvolver derfor bredt fra start, gjerne med workshops med representanter fra flere avdelinger. Benytt gjerne rollespill og scenarier, f.eks med tenkte kriser og håndtering av disse.
Sikre forankringen ytterligere med et lite (eller stort) kickoff for lansering av retningslinjene. Gå gjennom hva hvert punkt betyr gjennom eksempler og tenkte caser, gjerne på en underholdende måte med deltakelse og gruppearbeid. Det handler om å være sosial og egner seg derfor ypperlig for teambuilding.

7. Husk alltid at de ansatte kan være selskapets eller organisasjonens beste ambassadører, spesielt om de får slippe til. Vi vet at de aller fleste, også de som har gjort tabbene vi leser om i pressen, mener vel. Men litt veiledning kan du sikre at de gode hensiktene vinner frem, og hver enkelt ansatt bli en meningsfylt del av selskapets ansikt utad, eller merkevaren om du vil.

Nå, hva venter du på?🙂

One thought on “Retningslinjer som inspirerer de ansatte

    Gro Elin Hansen said:
    10/09/2010, kl. 15:23

    Tusen takk for mange gode innspill! Jeg setter spesielt pris på at dere vektlegger innvolvering av de ansatte og opplæring. Jeg tror det er her det ofte syndes, samtidig som det er på det området man har mest å hente.

    Hilsen Gro Elin Hansen

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter picture

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s